Cuireann Microsoft Outlook trí chineál formáidí teachtaireachta ar fáil: HTML, Rich Text, agus Plain Text. Freastalaíonn gach formáid teachtaireachta ar riachtanais éagsúla.

1.1 HTML

Is í an fhormáid HTML an cineál formáide teachtaireachta is coitianta in Outlook.

Mar is eol dúinn, is teanga leathanach gréasáin é HTML, a chabhraíonn linn ár leathanach gréasáin a chódú le téacs formáidithe saibhir, pictiúir, agus rudaí eile. Ar an gcaoi chéanna, déanann formáid HTML cuma mhaith agus néata ar ábhar na teachtaireachta iomláine. Tacaíonn na ríomhphoist i bhformáid HTML leis an gcuid is mó de fhormáidiú cló coitianta, formáidiú míreanna, ailínithe, srl. Rud eile, is féidir le formhór na gcliant ríomhphoist ríomhphoist a aithint i bhformáid HTML.

Is féidir le húsáideoirí Outlook téama teachtaireachta a chur i bhfeidhm go díreach chun teachtaireacht HTML a chruthú le ceannteidil réamhshocraithe éagsúla, formáidiú cló, ailínithe, srl. Ar an láimh eile, is féidir le húsáideoirí Outlook r-phost HTML a mhaisiú trí chló trom, téacs iodálach, béim a leagan air, aird a tharraingt ar dhath, ardéifeachtaí téacs, srl. de réir mar is gá.

Caithfidh tú a bheith tugtha faoi deara, áfach, nach féidir le roinnt pictiúr agus cruthanna a thaispeáint go díreach in Outlook na bhfaighteoirí, agus a cheangal ar fhaighteoirí iad a íoslódáil de láimh. Rud atá níos measa, is féidir le faighteoirí Outlook a chumrú chun cosc ​​a chur ar aon phictiúir a íoslódáil i ríomhphoist HTML. Mura ndéantar pictiúir a íoslódáil agus a thaispeáint in Outlook an fhaighteora, cuirfear áititheoirí pictiúr in ionad na bpictiúr seo, rud a fhágfaidh go mbeidh an teachtaireacht iomlán mífhoighneach.

1.2 Téacs Plain

I gcomparáid le formáid HTML, ní thacaíonn an fhormáid Téacs Plain ach le téacs rialta i gcorp na teachtaireachta. Ní thacaíonn formáid an Téacs Plain le haon fhormáidiú, mar shampla cló trom, iodálach, líne, stróc, aird a tharraingt ar dathanna, srl. Ní thacaíonn sé freisin le pictiúir agus hipearnasc a thaispeáint taobh istigh den teachtaireacht. Más gá duit pictiúir thábhachtacha a chur isteach sa teachtaireacht, is é an t-aon réiteach bailí ná iad a cheangal mar cheangaltáin.

1.3 Téacs Saibhir

Tacaíonn an Fhormáid Rich Text freisin le formáidiú cló iolrach, hipearnasc, táblaí, cruthanna, pictiúir, srl. Mar sin féin, níl an chuid is mó den fhormáidiú sa teachtaireacht Rich Text comhoiriúnach ach le Microsoft Outlook agus Microsoft Exchange. Céard atá níos mó, tá na ceangaltáin leabaithe i gcorp na teachtaireachta in ionad iad a cheangal i gceanntásc na teachtaireachta.

Agus teachtaireachtaí nua á gcomhdhéanamh, nó ag freagairt / ag seoladh teachtaireachtaí in Outlook, is féidir linn formáid na teachtaireachta a athrú go héasca.

Sa fhuinneog teachtaireachta nua cumadóireachta, freagartha nó seolta, ní gá ach cliceáil ar an HTML, Téacs Plain, Nó Téacs Rich cnaipe sa déanta grúpa ar an Téacs na formáide Tab.

nótaí: Má tá an teachtaireacht freagartha nó seolta curtha isteach sa phána léitheoireachta, ní mór duit an Pop amach cnaipe ag an gcúinne barr ar chlé den phána léitheoireachta chun an teachtaireacht freagartha nó seolta a thaispeáint i bhfuinneog na teachtaireachta.

Go ginearálta, seoltar ríomhphoist nua san fhormáid HTML go huathoibríoch in Outlook. I roinnt cásanna, áfach, caithfimid ríomhphoist nua a sheoladh i bhformáid teachtaireachta eile go huathoibríoch, mar shampla gnáth-théacs nó téacs saibhir. Anseo, treoróidh an chuid seo duit formáid na teachtaireachta réamhshocraithe a athrú do gach teachtaireacht nua atá ag dul as oifig in Outlook.

1. Cliceáil Comhad > Roghanna.

2. Sa dialóg Outlook Options, cliceáil mail sa bharra ar chlé, téigh go dtí an Cum teachtaireachtaí alt, agus roghnaigh formáid teachtaireachta nua ón Cum teachtaireachtaí sa bhformáid seo liosta anuas.

3. Cliceáil ar an OK cnaipe chun na hathruithe a shábháil agus an dialóg a dhúnadh.

As seo amach, athrófar gach teachtaireacht nua go formáid na teachtaireachta sonraithe go huathoibríoch.

Go ginearálta, fuaireamar ríomhphoist iomadúla gach lá in Outlook, agus d’fhéadfadh na ríomhphoist seo a bheith i bhformáid HTML, i bhformáid Téacs Plain, nó i bhformáid Rich Text. Anseo, taispeánfaidh an chuid seo an rang teagaisc duit chun formáid ríomhphoist a fuarthas in Outlook a athrú go tapa.

1. Sa liosta teachtaireachtaí, cliceáil faoi dhó chun an ríomhphost sonraithe a oscailt.

2. Ansin tá an ríomhphost ag oscailt i bhfuinneog teachtaireachta. Cliceáil Teachtaireacht > gníomhartha > Cuir Teachtaireacht in Eagar.

3. Anois tá an teachtaireacht in eagar. Téigh ar aghaidh chun an Téacs na formáide cluaisín, agus ansin cliceáil ar an bhformáid teachtaireachta shonraithe a athróidh tú an ríomhphost sa déanta ghrúpa.

4. Brúigh Ctrl + S eochracha nó cliceáil ar an Sábháil cnaipe (de réir réamhshocraithe an Sábháil Tá an cnaipe sa bharra uirlisí rochtana gasta os cionn na gcluaisíní) chun na hathruithe a shábháil, agus ansin an fhuinneog teachtaireachta a dhúnadh.

nótaí: Ní féidir leis an modh seo formáid na teachtaireachta a athrú ach le haghaidh ríomhphoist amháin a fhaightear ag an am.

Más gá duit freagra a thabhairt i gcónaí nó ríomhphost a sheoladh ar aghaidh i bhformáid an Téacs Plain, réiteoidh an chuid seo do shaincheisteanna go héasca in Outlook.

1. I bpríomh-chomhéadan Outlook, cliceáil Comhad > Roghanna chun an dialóg Roghanna Outlook a oscailt.

2. Sa dialóg Outlook Options, cliceáil Ionad Iontaobhas sa bharra ar chlé, agus ansin cliceáil ar an Socruithe Ionad Iontaobhais cnaipe.

3. I dialóg an Ionaid Iontaobhais, cliceáil Slándáil Ríomhphoist sa bharra ar chlé, agus ansin cuir tic sa Léigh gach post caighdeánach i ngnáth-théacs rogha sa Léigh mar Théacs Plain alt seo.

4. Cliceáil OK cnaipí i ndiaidh a chéile chun an dá dhiailiú a dhúnadh.

Anois filleann sé ar phríomh-chomhéadan Outlook, agus feicfidh tú go ndéantar gach ríomhphost a fhaightear ar an liosta teachtaireachta a thiontú go gnáth-théacs go huathoibríoch.

5. Roghnaigh r-phost a thabharfaidh tú freagra, agus ansin cliceáil Baile > Freagra or Freagra Gach.

Leideanna: Chun ríomhphost a chur ar aghaidh, roghnaigh an ríomhphost sa liosta teachtaireachtaí, agus ansin cliceáil Kutools> Ar Aghaidh.

6. Ansin feicfidh tú an teachtaireacht freagartha nó cruthaítear an teachtaireacht seolta i bhformáid an Téacs Plain. Féadfaidh tú an teachtaireacht freagartha a chumadh, agus í a sheoladh de réir mar is gá duit.

Nótaí: Má tá an Léigh gach príomhchaighdeán caighdeánach i ngnáth-théacs cumasaítear an rogha, athrófar gach ríomhphost a fhaightear go formáid an Téacs Plain go huathoibríoch.

Más gá duit ríomhphoist a fhreagairt nó a chur ar aghaidh san fhormáid HTML in Outlook, is féidir leat triail a bhaint as cód VBA thíos chun an fhadhb a réiteach go héasca.

1. In Outlook, brúigh Eile + F11 eochracha chun an fhuinneog Microsoft Visual Basic for Applications a oscailt.

2. I bhfuinneog Microsoft Visual Basic for Applications, cliceáil Ionsáigh > Modúil, agus ansin greamaigh an cód thíos sa mhodúl nua.

VBA: Freagra nó seol ríomhphoist ar aghaidh i bhformáid HTML go huathoibríoch

Nuashonrú Sub ForceReplyInHTML () 'le ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

nótaí: Cuideoidh an cód thuas leat ríomhphoist a fhreagairt i bhformáid HTML. Más mian leat gach ríomhphost nó ríomhphoist a sheoladh ar aghaidh i bhformáid HTML go huathoibríoch, is féidir leat déanamh mar a leanas:

(1) Chun freagra a thabhairt ar gach faighteoir i bhformáid HTML, cuir an ceann ceart in ionad an chóid chlé:
Socraigh xRMail = xMailItem.Reply      Socraigh xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Chun ríomhphoist a chur ar aghaidh san fhormáid HTML, cuir an ceann ceart in ionad an chóid chlé:
Socraigh xRMail = xMailItem.Reply      Socraigh xRMail = xMailItem.Forward

3. Anois is féidir leat cliceáil chun ríomhphost a roghnú, agus i bhfuinneog an mhodúil shonraithe cliceáil ar an Rith cnaipe nó brúigh F5 eochracha chun freagra a thabhairt, gach ceann a fhreagairt, nó an ríomhphost a chur ar aghaidh i bhformáid HTML.

Beidh sé leadránach, áfach, an fhuinneog shonraithe modúil a oscailt chun an cód VBA a rith de láimh ó am go ham. Más gá dúinn an VBA seo a chur i bhfeidhm go minic, chun ár gcuid oibre a éascú, is féidir linn an VBA seo a chur leis an mbarra uirlisí rochtana gasta mar chnaipe ordaithe, ionas gur féidir linn an modúl VBA seo a chur i bhfeidhm ach cliceáil amháin go héasca amach anseo.

4. I bhfuinneog an mhodúil shonraithe, brúigh Ctrl + S eochracha chun an cód a shábháil, agus ansin fuinneog an mhodúil agus an fhuinneog Microsoft Visual Basic for Applications a dhúnadh.

5. I bpríomh-chomhéadan Outlook, cliceáil an tsaighead bheag  sa bharra uirlisí rochtana gasta, agus ansin roghnaigh Tuilleadh Orduithe ón roghchlár anuas.

nótaí: Is féidir leat cliceáil freisin Comhad > Roghanna chun an dialóg Roghanna Outlook a oscailt, agus ansin cliceáil ar an Barra Uirlisí Rochtana Tapa sa bharra ar chlé.

6. Anois tagann an dialóg Roghanna Outlook amach, agus an Barra Uirlisí Rochtana Tapa cumasaithe sa bharra ar chlé. Is féidir leat dul ar aghaidh mar seo a leanas:
(1) Roghnaigh Macraí ó na Roghnaigh orduithe ó liosta anuas;
(2) Sa bhosca liosta ar chlé, cliceáil chun aird a tharraingt ar an ordú VBA sonraithe a chuir muid leis anois;
(3) Cliceáil ar an Cuir cnaipe.

7. Anois cuirtear an t-ordú sonraithe VBA leis an mbosca liosta ceart. Téigh ar aghaidh le déanamh mar seo a leanas:
(1) Sa bhosca liosta ceart, cliceáil chun aird a tharraingt ar an ordú VBA sonraithe;
(2) Cliceáil ar an Athraigh cnaipe;
(3) Sa dialóg Spreagtha Athraigh Cnaipe, sonraigh siombail don ordú VBA sa Icon bosca;
(4) Clóscríobh ainm atá furasta a thuiscint don ordú VBA sa Ainm taispeána bosca;
(5) Cliceáil ar an OK cnaipí i ndiaidh a chéile chun na hathruithe a shábháil agus an dá dhiailiú a dhúnadh.

Anois cuirtear an t-ordú VBA leis an mbarra uirlisí rochtana gasta mar a thaispeántar thíos an pictiúr.

Amach anseo, is féidir leat an t-ordú VBA a chliceáil sa bharra uirlisí rochtana gasta chun freagra a thabhairt, gach ceann a fhreagairt, nó an ríomhphost atá roghnaithe faoi láthair a chur ar aghaidh san fhormáid HTML, is cuma cén fhormáid teachtaireachta ina bhfuil an ríomhphost bunaidh.

Más mian leat ríomhphoist a fhreagairt nó a sheoladh ar aghaidh i bhformáid gnáth-théacs ach mura ndéanann tú difear d’fhormáid teachtaireachta aon ríomhphoist a fhaightear in Outlook, conas a d’fhéadfá déileáil leis? Ach amháin os cionn VBA, an bhfuil réiteach éasca eile le freagairt nó le cur ar aghaidh i HTML? Agus cad faoi fhreagairt nó cur ar aghaidh i bhformáid saibhir an téacs go huathoibríoch? Anseo, tabharfaidh an chuid seo uirlisí iontacha tríú páirtí isteach, Formáidiú Freagra Seasta agus Formáidiú Seasta Chun Cinn ar fáil ag Kutools for Outlook aon ríomhphost a fhreagairt nó a chur ar aghaidh i bhformáid na teachtaireachta sonraithe go huathoibríoch.

1. Cliceáil Kutools > Formáidiú Seasta > Formáidiú Freagra Seasta > Socraigh Formáidiú Freagra.

nótaí: Chun ríomhphost a sheoladh chuig aon duine i bhformáid teachtaireachta seasta, cliceáil le do thoil Kutools > Formáidiú Seasta > Formáidiú Froward Seasta > Socraigh Chun Cinn Formáidiú.

2. Sa dialóg Formáidiú Freagartha Socraithe nó Socraigh Chun Cinn Formáidiú, féach an fhormáid teachtaireachta shonraithe a bhfreagróidh tú i gcónaí nó a chuirfidh tú ar aghaidh, agus cliceáil ar OK cnaipe.

3. Téigh ar aghaidh chun cliceáil Kutools > Formáidiú Seasta > Formáidiú Freagra Seasta (nó Formáidiú Seasta Chun Cinn)> Cumasaigh Formáidiú Freagraí Seasta (nó Cumasaigh Formáidiú Seasta Chun Cinn) chun an ghné a chumasú.

And in the popping out reconfirming Kutools for Outlook dialóg, cliceáil an OK cnaipe.

As seo amach, nuair a chliceálann tú Baile > Freagra, Freagra Gach, Nó aghaidh chun ríomhphost a fhreagairt / a chur ar aghaidh, athrófar na freagraí nó ar aghaidh go formáid na teachtaireachta sonraithe go huathoibríoch.